01 januari 2017

Medicijnen en medische hulpmiddelen van Brocacef en de BENU-apotheken worden via verschillende distributiemethoden geleverd aan apotheken, zorginstellingen en consumenten. Deze complexe operatie wordt ondersteund door het Distributie Management Systeem DireXtion. Dit systeem, ontwikkeld door softwareleverancier VOICT, stelt Nederlands grootste medicijnen distributeur en apothekenketen in staat om te plannen in tijdvakken van twee uur. Daarnaast bewaakt DireXtion de volledigheid, tijdigheid en de vervoerscondities binnen het ambient vervoer onder GDP-regelgeving.  

Dagelijks worden meer dan 300 apotheken, ziekenhuizen, zorginstellingen en talloze consumenten door Brocacef beleverd. De transportorganisatie van Brocacef is verantwoordelijk voor het creëren van synergie en efficiëntie binnen al deze goederenbewegingen. Om deze doelstelling te realiseren, overzicht te houden, transparantie te bieden en bij te sturen maakt ze gebruik van DireXtion.
Vanuit de verschillende Distributie Centra worden de goederen via een pendelnetwerk verdeeld over meerdere depots. Hiervandaan start de fijn-distributie naar apotheken, ziekenhuizen en zorginstellingen (B2B) of rechtsreeks naar de consument (B2C). Ook de thuisbezorging vanuit de apotheek (P2C) wordt door het systeem ondersteund. Door middel van barcode scanning worden fouten in het sorteerproces tot een minimum beperkt en samen met het informeren van de ontvangers over het geplande aflevertijdstip zorgt dit voor een hoog percentage First-time-right en reduceert het de kosten van nieuwe afleverpogingen.

Omni-channel belevering

Bij omni-channel belevering worden via verschillende distributiemethoden de goederen op de eindbestemming gebracht alsof het een eenvoudige A naar B zending betreft. Alle belanghebbenden hebben inzicht in het gehele transportproces en worden geïnformeerd over de ‘last-mile’ terwijl die ‘last-mile’ zich niet voor alle belanghebbenden binnen het laatste deel van het distributieproces bevindt . Een duidelijk voorbeeld van de omni-channel benadering is de levering van goederen vanuit het Distributie Centrum via de apotheek naar de consument. Goederen bevinden zich eerst in een pendelnetwerk tussen de depots. Vandaar worden ze in de fijn-distributie naar de apotheken gebracht en uiteindelijk door de bezorger van de apotheek afgeleverd bij de consument, al dan niet gecombineerd met de medicijnen afkomstig uit de apotheek. Al deze verschillende scenario’s zijn, per opdrachtgever en lokale mogelijkheden van de apotheek, configureerbaar binnen DireXtion.
Zowel de distributie naar als vanuit de apotheek wordt door DireXtion gepland waardoor met de ontvanger gecommuniceerd kan worden over het te verwachte tijdstip van levering. Het systeem biedt ook alle medewerkers van de verschillende customer services afdelingen inzicht in het transportproces. Iedereen beschikt over dezelfde informatie.

Gesloten goederenketen

Alle bezorgers, ongeacht de distributiemethode, zijn uitgerust met pda’s. Dankzij deze apparaten kunnen alle overslagmomenten middels barcodescanning worden vastgelegd (Track & Trace) en kan er een elektronische Proof-of-Delivery worden vastgelegd middels digitale handtekening of locatiescan. Alle afwijkingen binnen het proces worden vastgelegd en waar mogelijk stuurt DireXtion geautomatiseerd bij. Het meest in de verbeelding sprekende voorbeeld is dat het systeem bepaalt wat er met de goederen dient te gebeuren als de ontvanger niet thuis is. DireXtion geeft op basis van business-rules aan of goederen de volgende dag weer automatisch worden mee gepland of dat ze retour moeten. Hiermee is een gesloten goederenketen verzekerd.

Monitoring en regievoering

Zendingen en ritten worden actief gemonitord. In een aantal gevallen kan er automatisch worden bijgestuurd in andere gevallen krijgen medewerkers verantwoordelijk voor de uitvoering een waarschuwing dat zij moeten ingrijpen. Alle belanghebbenden, waaronder de opdrachtgevers en de ontvangers, worden geïnformeerd over deze afwijkende situaties en de genomen maatregelen. Ongeacht waar personeel binnen of buiten de organisatie werkzaam is, iedereen kan hetzelfde inzicht krijgen omdat DireXtion een webapplicatie is die in de cloud wordt gehost. Internet, een webbrowser en de juiste rechten zijn genoeg om toegang te krijgen waarbij uiteraard het inzicht beperkt wordt tot de eigen zendingen. Via de webbrowser zijn kleinere aantallen orders handmatig in te voeren in het systeem, zoals dat door ziekenhuizen gedaan wordt die gebruik maken van het (GDP)netwerk van Brocacef.
Ook de temperatuur in de voertuigen wordt tijdens het geconditioneerde vervoer in near-real-time gemonitord. DireXtion weet welke goederen zich in welk voertuig bevinden en kan daardoor op collo niveau de temperatuur historie inzichtelijk maken. Ook weet DireXtion wat te doen bij een alarmering wanneer de ingestelde temperatuurwaarden worden overschreden en legt het de corrigerende handelingen vast in het systeem.
Of het nu vervoer is naar consumenten, naar zorginstellingen, ziekenhuizen of apotheken, DireXtion biedt in deze complexe operatie inzicht, transparantie, communicatie, informatie, controle en kwaliteit. Alle kosten van verstoringen binnen het proces, zoals uitloop en extra spoedritten, kunnen op de juiste wijze gealloceerd worden.

De toekomst

Met het eigen netwerk heeft Brocacef een unieke positie in de markt. Het geeft volledige grip op de ‘last-mile’ met de unieke kans om in te spelen op de toekomstige trends op gebied van e-commerce, de steeds meer eisende ontvangers en de mogelijkheden om extra diensten aan huis aan te bieden. De bevolking vergrijst, de trend is dat ouderen langer zelfstandig wonen waardoor er meer behoefte ontstaat voor het leveren van medicijnen en medische hulpmiddelen aan huis. Brocacef heeft alle middelen om hiervan een succes te maken.