02 april 2015

PostNL heeft voor de Extra@Home-service een nieuw transport management systeem (TMS) aangeschaft. Met DireXtion van TMS-leverancier VOICT gaat de pakketvervoerder voortaan zelf alle ritten voor de aflevering van grote producten plannen. De cloud-oplossing van VOICT is inmiddels operationeel voor zowel 1-mans als 2-mans zendingen in Nederland en België. ICT-manager Marc Kooistra: “Wij hebben nu meer mogelijkheden om met consumenten over afleveringen te communiceren. Bovendien kunnen consumenten nu zelf zien waar in de woonwijk onze vrachtauto zich bevindt.”

De aanschaf van het nieuwe transport management systeem (TMS) is ingegeven door de sterk groeiende vraag naar de diensten van PostNL Extra@Home. Consumenten bestellen vandaag de dag zonder aarzelen ook grote producten zoals koelkasten, tv’s en tuinmeubelen via internet.

Tegelijkertijd stellen consumenten steeds meer eisen aan het afleverproces. Ze zijn niet meer bereid om een hele dag thuis te blijven totdat de bezorger eindelijk aanbelt. Ze willen een tijdvak kiezen tussen tien en elf of tussen twee en drie uur of zelfs een bezorgafspraak maken. De bezorgers dienen de producten niet alleen af te leveren, maar de wasmachine ook naar boven te tillen en aan te sluiten, de zenders op de tv te programmeren en de fiets af te stellen. “Dat kost tijd, wat betekent dat de ene stop langer duurt dan de andere. Dat maakt het plannen van ritten steeds complexer”, stelt Marc Kooistra, ICT-manager bij PostNL.

Modern en standaard TMS

PostNL liet tot nu toe de planning over aan de subcontractors die elke maand 50.000 tot 65.000 ritten uitvoeren. Om aan de groeiverwachtingen en de toenemende eisen van consumenten te kunnen voldoen, moet PostNL nu zelf de regie in handen nemen en de ritten plannen. Daarvoor is ondersteuning nodig van een modern en geavanceerd TMS. “Wij zijn daarom op zoek gegaan naar een nieuw systeem dat gemakkelijk te koppelen is aan de systemen van onze klanten. Een systeem bovendien dat ons in staat stelt om alle ritten op de voet te kunnen volgen en met consumenten te communiceren over verwachte aflevertijden”, verklaart Kooistra.

De zoektocht eindigde na een uitgebreid selectietraject bij VOICT, leverancier van DireXtion. “Dit is een modern en standaard TMS van een leverancier die bereid is om specifieke functionaliteit in de standaard op te nemen. Een leverancier bovendien met visie, die graag met ons meedenkt over de toekomst.”

Software as a service

DireXtion heeft als groot voordeel dat het een volledige cloud-oplossing is die als software as a service (SaaS) wordt aangeboden. Dat betekent onder meer dat PostNL geen licentie- en onderhoudskosten betaalt, maar een vast bedrag voor elke zending die in DireXtion wordt afgehandeld. “Het levert ons geen concurrentievoordeel op als we onze systemen zelf in huis plaatsen en gaan beheren. Bovendien hebben we nu een goed, schaalbaar model waarmee we gemakkelijk kunnen groeien”, aldus Kooistra.

De implementatie vergt een cultuuromslag, zowel bij PostNL dat nu zelf de regie over de ritten moet gaan voeren als bij de subcontractors die een deel van hun vrijheid moeten inleveren. In oktober 2014 is DireXtion in gebruik genomen voor één testklant. Nog datzelfde jaar werd heel België overgezet op het nieuwe TMS, in het eerste kwartaal van 2015 gevolgd door de rest van Nederland.

Forecasten en bijplannen

De werkwijze zal straks per webwinkel verschillen. Voor sommige webwinkels belt PostNL zelf om een levertijd af te spreken, bij andere webwinkels kunnen consumenten online al een tijdvenster kiezen. “De planning maken we in principe ’s avonds, maar bij enkele webwinkels kunnen consumenten nog tot 24.00 uur een bestelling plaatsen. Die zendingen moeten we ’s nachts bijplannen. Omdat we nu ook kunnen forecasten, krijgen we vooraf al een goed idee van wat ons staat te gebeuren”, legt Kooistra uit.

De planningsmodule van DireXtion genereert op basis van de bekende ritten een planningsvoorstel, die door de planners eventueel kan worden aangepast. Het systeem houdt daarbij rekening met de extra tijd die de aanvullende diensten van Extra@Home vragen. Kooistra verwacht dat in de toekomst de planning nog complexer zal worden. “Wat we nu soms al doen, is een zending ophalen bij een lokale winkel en die bij een klant afleveren. Waar we ook aan denken, zijn zendingen van consument naar consument.”

Kaart met de ‘last mile’

PostNL is bijzonder tevreden met DireXtion. Niet alleen de vervoerder, maar ook de consument is nu in staat om de positie van de vrachtauto met zijn bestelling te volgen. Als hij inlogt met zijn track- & trace-code, ziet hij een overzichtskaart van zijn woonwijk waarin de ‘last mile’ real time wordt gegeven.

Daarnaast heeft PostNL nu meer mogelijkheden om te communiceren met klanten. In het ideale geval ontvangt de consument drie berichten via sms of email: ’s avonds dat zijn bestelling voor de volgende dag is ingepland, de andere ochtend dat het product is geladen en kort van tevoren dat de vrachtauto eraan komt. Als de zending wordt afgeleverd, kunnen consumenten via de pda’s van de chauffeur een handtekening plaatsen en een cijfer voor de service geven. “Het resultaat daarvan kunnen we real time zien, zodat we als dat nodig is direct actie kunnen ondernemen”, vertelt Kooistra.

Sturen op kwaliteit

De rijke functionaliteit van DireXtion past allemaal in het streven van PostNL om meer te sturen op kwaliteit in plaats van efficiëntie. Kooistra: “Wij zijn tevreden over de leverancier die blijft vasthouden aan standaardoplossingen. VOICT is groot genoeg om in moderne IT-architectuur te denken en klein genoeg om deze implementatie persoonlijk tot een succes te willen maken.”