Brocacef bewaakt kwaliteit van medicijndistributie met DireXtion

Elke nacht gaan tientallen voertuigen van Brocacef de weg op medicijnen en medische hulpmiddelen te bezorgen bij apotheken, zorginstellingen en zorgconsumenten. Nog belangrijker dan een tijdige aflevering is de temperatuur van de zendingen, zowel in de voertuigen als in de transporthubs. Het transport management systeem DireXtion stelt Brocacef in staat de gewenste kwaliteit te leveren. Business development manager Maron de Boer: “DireXtion is de ruggengraat van Brocacef Transport. Wij doen alles met dit systeem.”

Brocacef is een groep van verschillende bedrijven in de farmaceutische industrie. De grootste is Brocacef Groothandel, dat medicijnen en hulpmiddelen levert aan 1500 afnemers in Nederland waaronder de 345  eigen BENU-apotheken. “Maar we doen veel meer dan dat. Denk aan Brocacef Maatmedicatie, dat medicijnrollen produceert met zakjes waarin verschillende medicijnen van zorgconsumenten per innamemoment zijn verpakt”, vertelt Maron de Boer.

De Boer is business development manager van Brocacef Transport. Dat is de centrale organisatie die het transport verzorgt voor zowel interne als externe opdrachtgevers. Op gezette tijden haalt Brocacef Transport de zendingen op bij de distributiecentra van Brocacef Groothandel, Brocacef Maatmedicatie en andere bedrijven. De zendingen gaan naar één van de vier transporthubs in Amsterdam, Dordrecht, Eindhoven en Staphorst. “Daar worden ze gesorteerd op route. Tussen 3.00 en 4.30 arriveren de chauffeurs om de zendingen te laden en af te leveren.”

500 routegebieden

Het volledige proces is strak georganiseerd met behulp van DireXtion, het transport management systeem van VOICT. Meteen nadat in één van de distributiecentra een order verzendklaar is gemaakt, wordt de zending aangemeld in DireXtion. “Wij hebben Nederland opgedeeld in 500 routegebieden met een unieke driecijferige code. Bij aanmelding van een zending geeft DireXtion een terugkoppeling met de juiste driecijferige code, die vervolgens op het verzendlabel wordt geprint. Als een zending arriveert in één van de vier transporthubs, kunnen we die dus direct sorteren op route”, legt De Boer uit.

Elke rit in een routegebied start ‘s nachts met een vast rondje langs de apotheken en ziekenhuizen die dagelijks worden beleverd. Die chauffeur krijgt van DireXtion op zijn PDA de ritplanning te zien inclusief alle afleverinstructies die nodig zijn om de zendingen nog voor openingstijd af te leveren. “De chauffeur weet precies wat de alarmcodes zijn en waar hij de goederen moet neerzetten”, licht De Boer toe. “Als hij rond acht uur ‘s ochtends klaar is met het vaste deel van de rit, start het variabele deel. Dat bestaat uit de zendingen voor zorgconsumenten en zorginstellingen die we niet elke dag bezoeken.”

Voortgang volgen

De planning start rond middernacht als DireXtion per routegebied checkt of er zendingen zijn voor alle vaste adressen. Als dat inderdaad het geval is, volgt automatisch het voorstel om de rit te starten met het dagelijkse vaste rondje. Met één klik kan de planner dat voorstel accepteren. Vervolgens geeft DireXtion aan wat het variabele aanbod is voor de ochtend en maakt ook daarvoor een planvoorstel. “Het is aan de planner om te beslissen of hij dat daarmee akkoord gaat. Misschien wordt de rit te lang gezien het rijtijdenbesluit of is beschikbare laadruimte te klein voor het aantal zendingen. De planner kan een eventueel een rit opsplitsen, maar ook meerdere routegebieden combineren tot één rit. DireXtion geeft een voorstel, maar het is uiteindelijk de planner die de definitieve planning vaststelt.”

Rond twee uur ’s nachts is de planning definitief, een uur voordat de eerste chauffeurs arriveren. Als die zijn vertrokken, biedt DireXtion de mogelijkheid om de voortgang van de ritten op de voet te volgen. Een digitale kaart toont de actuele posities van de voertuigen, waarvan de geografische posities via de PDA’s continu worden doorgegeven. “Alle zorgconsumenten krijgen vooraf een SMS met daarin het tijdvenster waarin de aflevering plaatsvindt. Als we zien dat een voertuig vertraging heeft, kunnen we zowel opdrachtgevers als ontvangers proactief informeren.”

Temperatuurbewaking

Nog belangrijker dan de voortgang is de temperatuur waaronder de medicijnen en hulpmiddelen worden gedistribueerd. De Good Distribution Practice (GDP) schrijft voor dat farmaceutische producten moeten worden opgeslagen en vervoert volgens de temperatuurcondities die de producent heeft aangegeven. Alle voertuigen van Brocacef zijn daarom voorzien van twee compartimenten: één compartiment met een temperatuur van 2 en 8 °C en één compartiment met 15 tot 25 °C. “Als Brocacef zijn we behoorlijk streng voor onszelf. Wij vervoeren zendingen alleen onder de juiste temperatuurcondities, ook als het gaat om kamertemperatuur. Wij zullen nooit ergens een doosje afgeven zonder de mogelijkheid om de temperatuur te regelen”, stelt De Boer.

Met DireXtion kan Brocacef de temperatuur tijdens het hele distributieproces minutieus bewaken. Daartoe wordt DireXtion voortdurend gevoed met de data van de temperatuursensoren die in de transporthubs en in de voertuigen hangen. “Wij kunnen zelf in het systeem alarmeringen instellen. Als de temperatuur in een koelcel of in een koelcompartiment vijftien minuten lager dan 2 °C of hoger dan 8 °C is, slaat het systeem automatisch alarm. Vervolgens toont DireXtion een stappenplannen dat we verplicht moeten doorlopen. Het alarm stopt pas als we dat stappenplan correct hebben doorlopen.”

Temperatuurcheck bij laden

Ook in de aansturing van de medewerkers staat de temperatuurbewaking centraal. Koelproducten die in één van de vier transporthubs arriveren, moeten binnen tien minuten in de koelcel staan. Als ze de koelcel weer verlaten, moeten ze binnen tien minuten zijn geladen. Omdat elke verplaatsing met een scan in DireXtion wordt geregistreerd, kan naleving van de procedures nauwgezet in de gaten worden gehouden. “Ook het laden van zendingen kan alleen als het voertuig op temperatuur is gebracht. Als de chauffeur de barcode van het compartiment scant, controleert DireXtion of de temperatuur zich binnen de vastgestelde bandbreedte bevindt. Is dat niet het geval? Dan geeft de PDA een akoestisch waarschuwingssignaal en zal de chauffeur nog even moeten wachten.”

DireXtion is de ruggengraat van Brocacef Transport, stelt De Boer. “Wij doen alles met het systeem, van planning en monitoring tot afhandeling van zendingen en terugkoppeling aan opdrachtgevers. Maar het belangrijkste voordeel is de transparantie die het systeem biedt, zowel aan onszelf als aan onze opdrachtgevers. Wij kunnen alle ritten monitoren op zowel tijdigheid als temperatuur. Waarbij temperatuur als het erop aankomt voorrang krijgt boven tijdigheid. We laten een voertuig liever te laat vertrekken dan dat we starten met laden van een voertuig dat niet op temperatuur is. De productkwaliteit staat voorop.”

Geen eind aan innovatie

De Boer werkt al meer dan veertien jaar nauw samen met VOICT. In die tijd is het softwarehuis uitgegroeid van leverancier tot volwaardige businesspartner. “De mensen van VOICT zijn altijd bereid om mee te denken en komen ook zelf met suggesties voor verbetering van processen. Mede door ontwikkelingen van VOICT zijn wij erin geslaagd onze dienstverlening aanzienlijk te verbeteren. Omgekeerd hebben wij input kunnen geven aan de roadmap voor doorontwikkeling van DireXtion. Deze twee bedrijven versterken elkaar, zowel op het gebied van dienstverlening als innovatie.”

Aan die innovatie komt voorlopig nog geen einde. Samen met VOICT is Brocacef een pilot gestart met een nieuwe module die opdrachtgevers toegang biedt tot het temperatuurverloop van al hun zendingen. “Als we tijdens een inspectie vragen krijgen over de temperatuurbewaking, kunnen we direct laten zien dat we aan alle eisen voldoen.”, verklaart De Boer. “Daarnaast willen we ook zorgconsumenten de mogelijkheid geven om zelf de status van hun zending te checken. Ze ontvangen straks een link naar een website waarop ze kunnen zien of hun zending nog in de hub staat of al onderweg is. En als de zending onderweg is, kunnen ze zien hoeveel stops het nog duurt voordat de chauffeur aanbelt.”

Omnichannel-distributie

In de toekomst verwacht Brocacef de processen nog verder te kunnen integreren. Veel BENU-apotheken bezorgen nu zelf nog medicijnen. “Waarom zouden die apothekers dat zelf regelen als ze gebruik kunnen maken van een interne transportafdeling? In Rotterdam beschikken we al over een hub waarin we zendingen van 26 lokale BENU-apotheken verzamelen en met hulp van DireXtion bundelen. Dat concept willen we breder uitrollen. En misschien kunnen we die lokale netwerken op termijn integreren met het landelijke netwerk. Dat is niet alleen kostenbesparend voor Brocacef, maar voorkomt ook dat zorgconsumenten meerdere leveringen per dag krijgen. Met DireXtion hebben we de tool in handen waarmee we de stap kunnen zetten naar een geïntegreerd omnichannel-distrbutienetwerk waarmee we de zorgconsument nog beter van dienst kunnen zijn.”