02 februari 2017

Coolblue heeft het distributie management systeem DireXtion geïmplementeerd voor planning en uitvoering van de tweemans bezorging van witgoed. Dit systeem, ontwikkeld door softwareleverancier VOICT, stelt Nederlands grootste online elektronicawinkel in staat om te plannen in tijdvakken van een uur. Daarnaast maakt DireXtion voortdurend een herberekening van de verwachte aankomsttijden op basis van de actuele posities van de zeventig busjes. Remco de Jong, head of delivery van CoolblueBezorgt: “Met VOICT hebben we een partner gevonden die dit systeem samen met ons nog beter wil maken.”

Begin 2016 kondigde Coolblue aan zelf wasmachines, koelkasten, diepvriezers en ander witgoed te gaan bezorgen. In minder dan een jaar tijd heeft de populaire webwinkel een landelijk dekkend distributienetwerk met 5 regionale depots, 70 busjes en 250 medewerkers opgezet. Een opmerkelijke stap, bevestigt Remco de Jong, head of delivery van CoolblueBezorgt. “Eigenlijk zitten we niet te wachten op nog meer complexiteit in onze operatie. Wel willen wij onze klanten blij maken. Dat kunnen we nu nog beter doen doordat we ook bij onze klanten thuis komen. Zo kunnen wij ook in dit gedeelte zorgen voor een verwonderende klantreis. Vandaar de eigen bezorgservice.”

Elke busje van CoolblueBezorgt is bemand met twee bezorghelden, die het witgoed naar binnen dragen, op de plaats zetten, uitpakken en installeren. “Wij laten de apparaten niet achter zonder ze eerst te hebben getest. Als we vertrekken, nemen we het verpakkingsmateriaal en eventueel het oude apparaat weer mee terug. Wij doen alles om onze klanten te verwonderen”, vertelt De Jong.

“Essentieel onderdeel om klanten blij te maken”

Voor de planning en uitvoering van de bezorgservice heeft Coolblue het softwaresysteem DireXtion geïmplementeerd. Dit distributie management systeem van VOICT berekent de optimale routes van alle 70 busjes van CoolblueBezorgt. Als de bezorgers eenmaal op weg zijn, houdt DireXtion op basis van GPS-coördinaten voortdurend de positie van de busjes in de gaten. Dat stelt het systeem in staat om volledig automatisch de voortgang van alle routes te monitoren en te checken of de busjes conform planning rijden. De Jong: “DireXtion is voor ons een essentieel onderdeel om onze klanten blij te maken.”

DireXtion komt halverwege de avond voor het eerst in actie. Op basis van de dan ontvangen orders, genereert het systeem een voorlopige planning voor de volgende dag. Rond 21.30 gaat een email en/of sms naar de klanten met een eerste indicatie van het bezorgmoment. Dat betreft een tijdvak van drie tot vier uur. “Wij willen onze klanten graag alvast informeren voordat ze gaan slapen. Als om 24.00 uur alle orders binnen zijn, maakt DireXtion de definitieve planning. Rond half één ontvangen de klanten dan een nieuwe indicatie met een tijdvak van slechts één uur. Dat is het smalste tijdvak van heel Nederland”, weet De Jong.

Herberekening van de verwachte aankomsttijd

Dankzij de nauwe integratie met Logistics.ONE, de mobiele oplossing van Aventeon, verzorgt DireXtion ook de communicatie met de bezorghelden. Via deze app op de smartphone die Coolblue hen meegeeft, krijgen zij de volgende ochtend inzage in de lijst met klanten die ze gaan blij maken. Met het witgoed dat ’s nachts in de depots is aangekomen en conform de planning in hun busje is geladen, gaan zij vervolgens op pad. “Een half uur voordat de bezorgers arriveren, ontvangt de klant een SMS met de mededeling dat we eraan komen. Dat geeft de klant de tijd om nog even onder de douche te springen als hij nog in bed ligt of van de supermarkt naar huis te fietsen. Een kwartier van tevoren bellen de bezorgers op om de bezorging te bespreken. Moeten ze bij de voordeur aanbellen of achterom lopen? Moeten ze de trap op of niet? Alles om de bezorging zo soepel mogelijk te laten verlopen.”

Via de app op de smartphone handelen de bezorghelden samen met de klant de order af. De proof of delivery gaat daarna direct naar de klant. Die informatie gebruikt DireXtion om telkens opnieuw een herberekening van de verwachte aankomsttijd voor alle resterende orders te maken. Die informatie wordt gepresenteerd op de track- en trace-pagina van Coolblue, waarop de klanten met hun persoonlijke code kunnen inloggen. “In de toekomst willen we dat klanten automatisch bericht krijgen als de bezorging te veel uit de planning loopt.”

Implementatie binnen anderhalve maand

Coolblue heeft voor de software van VOICT gekozen na een uitgebreid selectietraject. Een belangrijke reden is het grote gebruiksgemak waarmee de planner van CoolblueBezorgt routes kan aanmaken. Op dat punt onderscheidt DireXtion zich van andere systemen, stelt De Jong. “Een andere belangrijke reden is de nauwe integratie met Logistics.ONE, waarmee we de uitvoering van de ritten verzorgen. VOICT levert daarmee een compleet systeem, dat zich bij andere bedrijven al heeft bewezen.”

Dat het distributie management systeem in de cloud draait, heeft voor een razendsnelle implementatie gezorgd. “Mede dankzij de gemakkelijke koppeling met de Coolblue-systemen hebben we het systeem binnen anderhalve maand in gebruik kunnen nemen. Natuurlijk ontstaan tijdens een dergelijk project altijd probleempjes, maar het is de manier van oplossen die het verschil maakt. Door snel te schakelen heeft VOICT alle issues snel kunnen verhelpen. En snelheid was cruciaal om snel met onze bezorgservice te kunnen opschalen en verder te kunnen groeien.”

Met de implementatie van DireXtion heeft Coolblue een goede basis voor de toekomst gelegd, stelt De Jong. “We zochten een partner die zijn systeem samen met ons verder wil ontwikkelen en invulling aan onze ideeën wil geven. Met VOICT hebben we een partner gevonden die niet alleen over de benodigde functionaliteit beschikte en snel kon implementeren, maar die ook samen met ons verder wil groeien.”